Tutulması zorunlu ticari ticari defterler ne zaman tasdik edilir? Açılış ve kapanış onayları ne zaman yapılır? Bu konuda seni ne tür yükümlülükler bekliyor?
Dijital sistemin ve elektronik alt yapının gelişmesine bağlı olarak aktif biçimde kullanmaya başladığımız e-uygulamalar ile hem kendine ve işletmene dair sorumluluk alanının genişliyor hem de tüm operasyonlarını daha pratik ve hızlı biçimde gerçekleştirdiğinden verimin artıyor.
Pek tam da bu noktada zorunlu olarak tuttuğun ticari defterleri ne zaman tasdik edeceğini, açılış ve kapanış onaylarını ne zaman yapman gerektiğini ve bu işlemleri vaktinde yapmadığında hangi durumlarla karşılaşacağını biliyor musun?
e-Defter’e geçme şartları nelerdir?
Hangi defterleri ne zaman onaylayabilirsin?
2019’da kullandıkları yasal defterlerini 2020 yılında da kullanmak isteyenlerin, Vergi Usul Kanunu’nun (VUK) 222. maddesine göre Ocak 2020 sonuna kadar tasdiki yeniletmeleri gerekir.
2020’de için hangi defterler tasdik edilecek?
- Vergi Usul Kanunu’na göre 2020’de kullanılacak defterlerin tasdiki
Vergi Usul Kanunu’nun (VUK) 222. maddesine göre tasdikte tabi olan defterler şöyle:
- Yevmiye defteri
- Envanter defteri
- İşletme defteri
- Çiftçi işletme defteri
- İmalat ve istihsal vergisi defterleri
- Nakliyat vergisi defteri
- Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defterleri
- Serbest meslek kazanç defteri
Tasdik Zamanları:
- Öteden beri işe devam edenler: Defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda,
- Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler: Defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda
- Yeniden işe başlayanlar: Sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce
- Vergi muafiyeti kalkanlar: Muaf oldukları tarihten başlayarak 10 gün içinde
- Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya çeşitli sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar: Bu defterleri kullanmaya başlamadan önce
- Türk Ticaret Kanunu’na göre açılış ve kapanış onayı yapılacak defterler ve onay zamanları
Türk Ticaret Kanunu’nun Defter Tutma Yükümlülüğü’ne ilişkin 64. maddesinin 3. ve 4. fıkraları uyarınca fiziki ortamda tutulan aşağıdaki defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır.
- Yevmiye defteri
- Defter-i Kebir
- Envanter defteri
- Pay defteri
- Yönetim kurulu karar defteri
- Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
Bu defterlerin izleyen çalışma dönemleri içindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı dönemin ilk ayından önceki ayın sonuna dek (hesap dönemi takvim yılı olanlarda Aralık ayı içinde) notere yaptırılır.
Şirket türüne göre defter tasdiki prosedürü
- Anonim şirketler: Ticari Defter Tebliği Geçici Madde 3/1 uyarınca mevcut durumda kullanılan defterler ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri; yeterli yapraklarının olması şartı ve ilgili tebliğde geçen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmadan kullanılmaya devam edilebilir.
- Limited şirketler: Halen kullanılan ortaklar kurulu karar defterleri yeterli yapraklarının olması kaydıyla, genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak kullanılmaya devam edilebilir. (Ticari Defter Tebliği Geçici Madde 3/2)
Defter kapanış tasdiki zamanları nelerdir? Tasdik yapılmazsa ne olur?
Ticari defterlerini tutarken ve muhasebe sistemini kurarken referans alınan Vergi Usul Kanunu (VUK) hükümlerinde, kapanış tasdikine dair bir bilgi bulunmaz. Fakat ticari hayatı düzenleyen yapılan işlemlerin neticelerinin hukuki boyutlarıyla ilgili bilgi veren Türk Ticaret Kanunu (TTK) 69,70,71,72,78 numaralı maddelerinde hem kapanış tasdikinin zorunlu olduğu durumları hem de hangi defterlerin kapanış tasdikinin yapılması gerektiğini belirtir.
Bu açıklamalara göre kapanış tasdikini “Bu defterin işi bitmiştir” cümlesiyle anlatabiliriz. Kapanış tasdikinin yapılmamış defter, mahkemelerde kanıt olarak kullanılamaz ancak asıl amaç boş yapraklara ya da sonradan değiştirilmeye açık kayıtlara engel olmaktır. Defterler, görüldükleri yıldan sonra bir daha değiştirilemez.
Kapanış tasdikinin yaptırılmaması durumunda cezası 2018 için 6.190,00 TL’dir.
Ancak bu cezayı kimin uygulayacağı noktasında gri alanlar bulunmaktadır. Şahsi fikrim TTK’da geçtiği için vergi müfettişlerinin kesemeyeceği yönünde olsa da görüş bildirme veya inceleme sonucunda hukuki durum başlatma adına yetkili olabilirler. TCK’ya göre ise hakimin ceza kesmesi için ise defterlerin mahkemeye sunulmuş olmasının gerektiğini ancak bu alanın herkesçe gri kaldığı ve aydınlatılmaya ihtiyaç olduğunu düşünüyorum.
Sonuç olarak kapanış tasdiki:
- Şirketin tutulması zorunlu defterlerinin mahkemelerce delil olarak kabul edilebilmesi
- İcra İflas Kanunu’na göre tacirin müflis sayılmaması ve
- Her türlü hukuki durumda ispat vesikası sayılabilmesi için gereklidir.
- Şirketin yetkilileri, yönetim kurulu açısından ise şirketin uğrayabileceği muhtemel zararların müteselsil sorumluluk nedeniyle kendilerine yansıtabileceğinden konu ile alakalı önlem almaları gerekir.
Gelir ve giderlerini kolayca takip edip enerjini işine büyütmeye ayırmak istiyorsan MikroX’i 15 gün ücretsiz olarak deneyebilirsin.
