Bu yazıda Sosyal Güvenlik Mevzuatı, son yayınlanan Sosyal Sigortalar İşlemleri Yönetmeliği ve Genel Sağlık Sigortası İşlemleri Yönetmeliği’ne göre düzenlenmesi gereken yasal belge ve ekleri anlatacağız.
İşçi özlük dosyası, kanuni olarak 2003 yılında yürürlüğe giren 4857 sayılı İş Kanunu’na dayanır. İş Kanunu’nun 75. maddesine göre işverenin her bir çalışanı için bir özlük dosyası düzenlemesi gerekir. Özlük dosyasına işçinin kimlik bilgileri, ilgili kanun ve diğer yasalara göre düzenlenmesinin zorunlu oldu olduğu belge ve kayıtlar konur. Tüm bu kayıtlar dilendiğinde yetkili memur ve mercilere gösterilir.
İş Kanunu’nun 75. maddesi gereği işverenin işçi hakkında elde ettiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun şekilde kullanmakla ve gizli tutmakla yükümlüdür. Hükümde, işçi özlük dosyası tanımlanmamış, dosyanın işverenin bir yükümlülüğü olduğu belirtilmiştir. Bu yazıda işçi ile işveren arasındaki hukuku başlangıcından bitişine dek ele alacağız. Buna ek olarak bir işletme sahibi olarak personel işletme maliyetleri incelemesi yapmanızda da fayda olabilir.
İşçi özlük dosyasının saklanma süresiyle ilgili bir hüküm bulunmaz. 1475 sayılı İş Kanunu’nda bulunan işçi çizelgeleri için de bir süre belirtilmemiştir. Bu yüzden konula ilgili doktrinde yer alan görüşlerden tavsiye alınır. Doktrindeki görüş birliğine göre (Borçlar Kanunu’nun 125. maddesi) dosyanın saklanma süresi 10 yıl olarak düşünülebilir. Fakat dosyadaki belgeler hem sayıca hem de nitelik açısından çeşitlidir. Bu yüzden bazı belgelerin saklanma süresi de değişebilir. Mesela ücret hesap pusulası 5 yıl saklanırken “Asbestle Çalışmalarda Sağlık ve Güvenlik Önlemleri Hakkında Yönetmelik” uyarınca asbestle ya da kanserojen ve mutajen maddelerle çalışan ya işçilerin sağlık raporları, maruziyet bittikten sonra dahi 40 yıl saklanmalıdır.
Daha evvel işten çıkarılan işçinin tekrar işe alınma daveti
İşverenler, işçileri için özlük dosyası tutmakla mükelleftir. İş Kanunu’nun 104. maddesi, özlük dosyasında yer alması gereken evrakın bulunmaması halinde idari para cezası öngörür. Bu ceza 2021 yılı itibarıyla 3.064 TL‘dir. Sözün özü, 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesinde düzenlenen işçi özlük dosyası, İş Kanunu kapsamına giren tüm işyerlerinde ve İş Kanunu’na tabi tüm işçiler için işveren tarafından düzenlenmelidir.
Gelir ve giderlerini kolayca takip edip enerjini işine büyütmeye ayırmak istiyorsan MikroX’i 15 gün ücretsiz olarak deneyebilirsin.