Personel özlük dosyası nedir?

Bu yazıda Sosyal Güvenlik Mevzuatı, son yayınlanan Sosyal Sigortalar İşlemleri Yönetmeliği ve Genel Sağlık Sigortası İşlemleri Yönetmeliği’ne göre düzenlenmesi gereken yasal belge ve ekleri anlatacağız.

Özlük dosyası nedir?

İşçi özlük dosyası, kanuni olarak 2003 yılında yürürlüğe giren 4857 sayılı İş Kanunu’na dayanır. İş Kanunu’nun 75. maddesine göre işverenin her bir çalışanı için bir özlük dosyası düzenlemesi gerekir. Özlük dosyasına işçinin kimlik bilgileri, ilgili kanun ve diğer yasalara göre düzenlenmesinin zorunlu oldu olduğu belge ve kayıtlar konur. Tüm bu kayıtlar dilendiğinde yetkili memur ve mercilere gösterilir.

İş Kanunu’nun 75. maddesi gereği işverenin işçi hakkında elde ettiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun şekilde kullanmakla ve gizli tutmakla yükümlüdür.  Hükümde, işçi özlük dosyası tanımlanmamış, dosyanın işverenin bir yükümlülüğü olduğu belirtilmiştir. Bu yazıda işçi ile işveren arasındaki hukuku başlangıcından bitişine dek ele alacağız. Buna ek olarak bir işletme sahibi olarak personel işletme maliyetleri incelemesi yapmanızda da fayda olabilir.

Özlük dosyasındaki belge ve kayıtlar hangi hukuki kaynaklara dayanır?

1. İşçi özlük dosyasındaki evrak ve kayıtlar, pozitif hukuk dayanağını hem iş mevzuatından hem de diğer mevzuatlardan alır. Bu mevzuatlar Toplu İş Mevzuatı, Sosyal Güvenlik Mevzuatı, Medeni Kanun ve Borçlar Kanunu’dur.
2. Özlük dosyasının kanuni dayanağını 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi oluşturur. Fakat dosyanın uygulaması daha eskiye dayanır. Yani yılların uygulaması sonucu kanunun ortaya çıkması da mecburi hale gelmiştir. (Kanun 2003 yılında yürürlüğe girmiştir.)
3. Dosyadaki evrakların dayanağını İş Kanunu ve onun yönetmelikleri oluşturur. Dosyada kanun gereği iş sözleşmesi, ücret hesap pusulası ve yıllık ücretli izin kayıt belgesi, yönetmelikler gereği ise gece döneminde çalışacak işçiler ve ağır/tehlikeli işlerde çalışacak işçiler için sağlık raporu ve eğitimi süren çocuk ve genç işçiler için öğrenci belgesi bulundurulmalıdır.
   • Toplu İş Mevzuatı Dayanağı: Toplu İş Mevzuatı; işçinin özlük dosyasında olması gereken bazı evrakların kanuni dayanağını oluşturur. Bu belgeler, sendikaya üye kayıt fişi ve toplu iş sözleşmesidir. Dayanağını buradan alan belge ve kayıtların sınırlı olmasının sebebi dosyanın kişisel özellik taşımasıdır.
   • Sosyal Sigortalar Mevzuatı Dayanağı: Bu mevzuata göre dosyada bulunması gereken evrak, işçi ve işverenlerin SGK ile ilişkilerine yöneliktir. Dayanağını buradan alan belge ve kayıtlar, sigortalı işe giriş bildirgesi, sigortalı işten ayrılış bildirgesi, iş kazası ve meslek hastalığı bildirim formudur.
   • Medeni Kanun Dayanağı: Bu kanuna göre dosyada yerleşim yeri ve diğer adres belgeleri bulunmalıdır.
   • Borçlar Kanunu Dayanağı: Bir borç ilişkisi olan iş ilişkisine yönelik belgeleri temsil eder. İş ilişkisi sona erince taraflar arasındaki alacaklarla ilgili uyuşmazlıkları aydınlatır.

Özlük dosyası ne kadar süre saklanır?

İşçi özlük dosyasının saklanma süresiyle ilgili bir hüküm bulunmaz. 1475 sayılı İş Kanunu’nda bulunan işçi çizelgeleri için de bir süre belirtilmemiştir. Bu yüzden konula ilgili doktrinde yer alan görüşlerden tavsiye alınır. Doktrindeki görüş birliğine göre (Borçlar Kanunu’nun 125. maddesi) dosyanın saklanma süresi 10 yıl olarak düşünülebilir. Fakat dosyadaki belgeler hem sayıca hem de nitelik açısından çeşitlidir. Bu yüzden bazı belgelerin saklanma süresi de değişebilir. Mesela ücret hesap pusulası 5 yıl saklanırken “Asbestle Çalışmalarda Sağlık ve Güvenlik Önlemleri Hakkında Yönetmelik” uyarınca asbestle ya da kanserojen ve mutajen maddelerle çalışan ya işçilerin sağlık raporları, maruziyet bittikten sonra dahi 40 yıl saklanmalıdır.

Özlük dosyasında hangi belgeler bulunmalıdır?

• Eleman istek formu
• İşe başvuru formu
• Hizmet sözleşmesi
• İşe giriş periyodik muayene formu
• Sigortalı işe giriş bildirgesi 4/1 a
• GSS giriş bildirgesi
• SGK sigortalı bildirim belgesi
• Sigortalı işten ayrılış bildirgesi 4/1 a
• Aile durum bildirimi formu
• İşçi kimlik bilgileri, nüfus cüzdanı sureti
• İkametgâh İlmühaberi
• Mezun olduğu okul diploma fotokopisi
• Referansları ve özgeçmişi
• Demirbaş malzeme teslim belgesi
• Sağlık raporu / Kan grubunu gösteren belge
• Adli sicil kaydı
• Askerlik durumunu gösteren belge
• Ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının bir sureti
• Ücretsiz izinler ve yıllık ücretli izinle ilgili dilekçe veya formlar
• Yıllık ücretli izin cetveli
• Hizmet sözleşmesinin sona ermesine ilişkin düzenlenen tutanaklar
• 2 adet vesikalık fotoğraf
• Doğum yapan kadının 6 aylık ücretsiz izin talep dilekçesi
• Doğum yapan kadının emzirme izin talep dilekçesi
• İş kazalarında yapılması gereken idari işlemler ve iş kazası bildirimi SGK / İş kazası tutanağı
• İşyeri kaza ve meslek hastalığı bildirimi formu ÇSGB
• İş Kazası ve meslek hastalığı bilgi formu SGK
• İşe izinsiz gelmeme / İş geç gelme tutanağı ve ihtarı
• İstifa dilekçesi
• İbraname
• Toplu işçi çıkarılması ile ilgili olarak bir ay önceden bölge Çalışma Müdürlüğü’ne verilecek yazı örneği
• Toplu işçi çıkarılması ile ilgili olarak bir ay önceden Türkiye İş Kurumu Müdürlüğü’ne verilecek yazı örneği
• İşe gelmeyen işçinin en son adresine gönderilecek noter tebligatı ihtarname

Daha evvel işten çıkarılan işçinin tekrar işe alınma daveti

Özlük dosyası tutulmazsa ne olur?

İşverenler, işçileri için özlük dosyası tutmakla mükelleftir. İş Kanunu’nun 104. maddesi, özlük dosyasında yer alması gereken evrakın bulunmaması halinde idari para cezası öngörür. Bu ceza 2020 yılı itibarıyla 2.810,76 TL‘dir. Sözün özü, 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesinde düzenlenen işçi özlük dosyası, İş Kanunu kapsamına giren tüm işyerlerinde ve İş Kanunu’na tabi tüm işçiler için işveren tarafından düzenlenmelidir.

Gelir ve giderlerini kolayca takip edip enerjini işine büyütmeye ayırmak istiyorsan MikroX’i 15 gün ücretsiz olarak deneyebilirsin.