Ticaret Kanunu ve vergi kanunları gereği her şirketin tutması ve takip etmesi gereken belli başlı resmi defterler vardır. İşletmeler tutmadıkları defterler sebebiyle cezai yaptırımlarla karşı karşıya kalabilir. Bu yazıda şirketlerin hangi defterleri tutması gerektiğini anlatacağız.
| Defter türü | Ticaret Kanunları | Vergi Kanunları |
| Yevmiye defteri | X | X |
| Defteri kebir | X | X |
| Envanter defteri | X | X |
| Ortaklar pay defteri | X | |
| Yönetim kurulu karar defteri | X | |
| Genel kurul toplantı ve müzakere defteri | X | |
| Damga vergisi defteri | X |
Resmi defterdeki bilgiler gerek yasa karşısındaki sorumlulukları azaltır gerekse şirket içi uyuşmazlıkları çözücü bilgiler sunar. Gel birlikte tüm defterlerin ve içeriklerinin üzerinden geçelim:
- Yevmiye defteri
- En bilinen defterdir.
- Tüm muhasebe kayıtlarını gösterir. Vergi denetimlerinde veya ticari davalarda önce bu deftere bakılır.
- Ay sonu veya dönem sonunda verilen beyannameler bu defterle uyumlu olmalıdır.
- Genelde A4 sayfa formatındadır.
- 100 ve katları sayfa sayısına sahiptir.
- e-Defter uygulamasıyla birlikte elektronikleşmiştir.
- Defteri kebir
- Yevmiye defteri gibi tüm muhasebe kayıtlarını ancak formatı farklıdır. Yevmiye defteri tüm kayıtları muhasebe kayıtları olarak ayrı ayrı gösterirken defteri kebir kayıtları hesap bazında gruplandırır.
- Hesapları grup olarak ayrı ayrı görmeyi sağlar.
- Genelde A4 sayfa formatındadır.
- 100 ve katları sayfa sayısına sahiptir.
- e-Defter uygulamasıyla birlikte elektronikleşmiştir.
- Envanter defteri
- Sayılabilen tüm varlıkların kaydedildiği defterdir. (Stoklar, demirbaşlar, alınan çek dökümleri, verilen çek dökümleri, kasa sayımları vs.)
- Defter görünümündedir.
- 20-80 arası sayfa sayısına sahiptir.
- Ortaklar pay defteri
- Şirket hissederlarının kim olduğu, hisse sayıları ve hisselerin detaylarının not edildiği defterdir.
- Hisse alım satımları, sermaye artışları, devirler bu deftere işlenir.
- Tarih ve açıklama elle girilir.
- Mümkünse ilgili ortağın imzası alınır.
- Yönetim kurulu karar defteri
- Yönetim kurulu kararlarının işlendiği defterdir.
- Uyuşmazlık halinde çözüm sunabilir.
- Noterden tasdik ettirilmelidir.
- Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
- Şirket ortaklarının yılda en az 1 defa genel kurulda aldığı kararların not edildiği defterdir.
- Toplantı detayları (ortakların davet edilme zamanı ve şekli, genel kurul gündemi, toplantıda yaşananlar, alınan kararlar) bu defterde yer alır.
- Damga vergisi defteri
- Şirketin, yaptığı sözleşmeler üzerinden hesapladığı damga vergisi bu deftere işlenir.
- Ay sonunda defterdeki tutarları damga vergisi beyannamesi ile vergi dairesine öder.
- Diğer resmi defter türleri
Bu defterler haricinde tutulması gereken diğer defterler aşağıda listeliyoruz. Bu defterleri anonim ya da limited şirketi sahibi değilsen bu defterleri tutmasan da olur:
- Çiftli işletme defteri
- İmalat ve istihsal vergisi defterleri (Basit istihsal vergisi defteri dahil)
- Nakliyat vergisi defteri
- Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri
- Serbest meslek kazanç defteri
Defter saklama süresi
Defterlerin Ticaret Kanunu’na göre 10 yıl, Vergi Kanunu’na göre ise 5 yıl saklanması gerekir. Önerimiz resmi defterlerini 10 yıldan önce imha etmemen.
Defter onayı
Bahsettiğimiz defterlerin noterlerde onaylatılması gerekir. Noter, her sayfaya kaşe ve mühür basar. Defter tasdikleri hem şirket tarafından hem de mali müşavir veya hukuk bürosu üzerinden yapılabilir. Yılsonu defter tasdik ücreti genelde aşağıdaki kalemlerden oluşur:
- Noter açılış, ara tasdik ve kapanış tasdik bedeli (varsa ek tasdik vs.)
- Ticaret sicil tasdikname ücreti
- Kırtasiye
- Mali müşavir hizmet bedeli
Gelir ve giderlerini kolayca takip edip enerjini işine büyütmeye ayırmak istiyorsan MikroX’i 15 gün ücretsiz olarak deneyebilirsin.
